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8 pasos para construir su sistema de documentación interna

En esta era de información de un vistazo, tiene más sentido contar con un sistema que lo ayude a archivar sus datos de manera sistemática. Una de las principales razones por las que la mayoría de los trabajos de oficina se transfieren es que hay un problema con las prácticas de gestión de datos o que no existe un sistema de gestión de datos. Tener todos los datos que necesita, pero no poder encontrarlos y usarlos en el momento exacto es como un barco navegando en un océano agitado.

Sin la embarcación precisa, el mar podría atascarse y eventualmente hundirse. Muchas organizaciones tienen tantos documentos, tanto físicos como digitales, y con el tiempo aumentan. Uno podría pensar que el método más simple para guardar datos es transferirlos de un documento físico a documentos electrónicos y almacenarlos en una computadora.

Si bien esto es cierto, también se debe considerar el almacenamiento de los documentos virtuales (o la base de conocimiento), que así se desarrolla.

Además de los archivos informáticos, las organizaciones también deben realizar un seguimiento de los correos electrónicos relevantes, la información generada o transmitida en línea, datos similares a los requisitos normativos específicos. Desarrollo de muchos documentos a medida que pasa el tiempo. Sin embargo, el plan para hacerlo no es solo agregar a la base de conocimientos, sino también garantizar que los conocimientos se utilicen de manera ideal cuando sea necesario.

Los siguientes pasos deberían ayudar a desarrollar un sistema de documentación adecuadamente organizado para su negocio:

Obtener los conceptos básicos correctos

Como se discutió anteriormente, las organizaciones tienen la responsabilidad de tener datos en papel y es probable que esa parte sea sustancial. Un ejemplo simple de manejo de datos es usar un sistema de imágenes de documentos para ayudar a convertir documentos físicos en documentos electrónicos. Sin embargo, esto puede llevar mucho tiempo y ser costoso a largo plazo.

Por lo general, un sistema de gestión de documentos (DMS) implicará el uso de un software creado para ayudarlo gestione su expediente comercial electrónico más eficiente y eficaz. Puede ser una colección de diferentes programas, programas creados para algún otro propósito que se duplican o software comprado por el proveedor.

Aunque hay software disponible para mantener y almacenar todos sus datos, puede configurar un DMS sin tener que gastar en ningún software especial o pasar por el proceso de digitalización o creación de imágenes de documentos.

Humaniza tu trabajo

¿Cuántas veces revisa un manual de usuario y se pregunta si había una persona al otro lado cuando se publicó el manual, o si la computadora lo hizo manualmente? Si bien no desea crear una novela colorida, asegúrese de humanizar su documento lo suficiente con algo de su personalidad para que el lector se sienta más cómodo leyendo el manual.

Crear documentos

Cada negocio tiene una determinada etapa que los guía en el desarrollo de varios documentos que deben registrarse y rastrearse. Ya sea para enviar y/o recibir facturas, folletos y boletines, informes, recordatorios de pago, hojas de cálculo, cartas y correos electrónicos, todos son documentos importantes que deben almacenarse de manera sistemática. Varias organizaciones han abandonado el concepto de tener un DMS interno y cuentan con reglas para guiar la creación de dichos documentos. Estas reglas son similares al desarrollo de plantillas (para documentos comerciales estándar), su ubicación y el uso de las plantillas.

Incluyendo la fecha y hora del desarrollo del nuevo documento y también para la copia revisada y actualizada. ¿Hay algún método específico en el que desee conservar sus documentos?

Almacene sus documentos

Los documentos antiguos, como los registros de empleados de la base de datos de la organización, pueden volverse muy estresantes cuando no se almacenan correctamente. No solo lleva mucho tiempo, sino que puede cuestionar cómo se han gestionado las prácticas de gestión de datos de la organización. Deberá poner diferentes ideas en métodos que pueda usar para archivar sus documentos.

Sin duda habrá diferentes archivos redundantes que deberá retirarse y guardarse nuevamente en el quemador DMS. Para combatir este problema, puede crear nuevas carpetas cada mes o por título y mover los archivos según sea necesario, o puede invertir en software que brinde la simplicidad del archivado automático.

Recupera tus documentos

Esta guía actuará como una prueba de fuego para su DMS. Todo el sistema está configurado para que usted y los miembros de su equipo puedan buscar y recuperar los archivos que necesitan en poco tiempo. Las buenas prácticas de documentación pueden contribuir en gran medida a que esto suceda. Muchos dueños de negocios construyen una «lista de ubicaciones de archivos» donde hablan sobre una ubicación de archivo específica en la computadora o en un gabinete de almacenamiento específico como un archivo físico. Para buscar archivos de computadora, se puede especificar la ruta al archivo junto con el título. Cada estación de trabajo siempre debe tener una lista de ubicaciones de archivos disponibles para un procesamiento rápido.

Pon a prueba tu documentación

Mantenga la calma y siga todas sus instrucciones. Si está documentando cómo construir un servidor, una red o cualquier otro sistema de TI, comience con una partición ordenada (siga la guía de preparación de particiones https://www.lifewire.com/how-to-partition-a-hard-drive-2626081) y crear todo desde cero. Sin duda encontrará que falta algo o que algunas de las instrucciones no son claras. Trabaje con un colaborador ignorante pero dedicado para obtener comentarios antes de la publicación. Permítales ayudar a probar su documentación.

Documente su proceso para que cualquiera pueda entenderlo fácilmente.

Su documentación debe estar escrita para que cualquier persona con conocimientos informáticos limitados pueda leer el sistema y aprender a usarlo correctamente. Se pueden ofrecer instrucciones paso a paso cuando sea posible, pero considere colocarlas en un apéndice, haciéndolas disponibles a través de un hipervínculo para evitar el desorden, o a través de otro capítulo.

Si estás documentando, modifica tu mentalidad para que puedas ponerte en el lugar de un nuevo usuario. Eso puede ser tedioso al principio, pero cuando presta mucha atención a los detalles y documenta completamente cada característica y función, puede desarrollar documentación que aún no está en la forma de un usuario que descubre la información y los procedimientos que no tuvo en cuenta. cuenta.

No asuma que todos los usuarios finales conocerán todos los acrónimos de TI. Aquí está la lista completa de las siglas que se han enviado listadeacrónimos.com. La primera vez que introduzca un nuevo acrónimo, proporcione todos los detalles de lo que significa el acrónimo. Al probar su sistema, asegúrese de hacer todo lo posible para decodificar el software. Si su software tiene problemas o errores (como quiera llamarlo), escriba un conjunto de instrucciones y ofrézcalo a su personal y usuarios. No solo ahorrará tanta frustración para la mayoría de los usuarios finales, sino también muchas llamadas adicionales a la mesa de ayuda.

Registre los eventos que se pueden predecir durante la vida útil de cualquier sistema de larga duración:

  • ¿Cómo lo configurará y operará alguien que no sabe nada sobre el sistema?
  • ¿Qué solución está disponible cuando el sistema o la red están inactivos?
  • Si se produce una interrupción del servidor, una corrupción de la base de datos o un bloqueo del disco duro, ¿cómo puede solucionarlo?

Su documentación debe prepararse para estos problemas y ofrecer un plan detallado y una guía para la recuperación del sistema.

Asegurar documentos

Además de guardar sus computadoras, también se le recomienda asegurar las instalaciones de su oficina para evitar la pérdida de datos debido a incidentes como robos y robos. Todo el arduo trabajo involucrado en el desarrollo de contraseñas y el cifrado de archivos podría perderse si los ladrones roban su computadora junto con su disco duro. Puedes proteger los archivos de su computadora siempre haciendo copias de seguridad de todos los archivos críticos y asegurándose de que estén guardados en otro disco duro, o tal vez en otro lugar, todos juntos.

De esa manera, sus datos están a salvo incluso de un desastre natural en un lugar. Se recomienda que utilice software auténtico para proteger sus sistemas de piratas informáticos, phishing, malware y ataques de virus. La mayoría de las veces, es posible que sus empleados necesiten compartir sus computadoras o que desee reducir su conexión de usuario a algunos de los recursos de la red. En tal caso, puede proteger sus documentos más importantes y fuera de los límites con contraseñas y claves de cifrado o puede intentar https://www.filecenterdms.com/portal-overview.html para una forma más segura de compartir archivos.

Ha establecido el DMS inmediatamente; debe asegurarse de que usted y sus empleados sigan los pasos correctos para desarrollar, guardar y recuperar documentos. También se asegurará de que las personas que vinculan y usan estos documentos sigan reglas similares, como nombrar y almacenar documentos de manera adecuada. Los verdaderos problemas son la implementación constante de estas reglas a medida que pasa el tiempo. Si tiene éxito, los beneficios incluyen la capacidad de obtener lo que quiere, cuando lo quiere y mantener la cordura.

HackNarrow

Informático de profesión, me dedico a probar nuevas versiones de hardware y verificar la seguridad e integridad de servidores y firewalls. Escribo un poco sobre novedades en la rama de la seguridad informática en general.

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